Konsultan bisnis sering diminta mengatasi masalah rendahnya produktivitas atau kinerja tim organisasi yang melambat. Namun dalam banyak kasus, konsultan berpengalaman justru tidak langsung membenahi masalah produktivitas tersebut. Mereka lebih dulu menganalisis sejauh mana otoritas manajer di lapangan. Keputusan itu sering kali membingungkan manajemen karena dipandang tidak langsung menyentuh inti masalah produktivitas.
Mengapa konsultan profesional justru melakukan itu? Apa alasan dibaliknya? Mari kita bahas
Masalah Produktivitas Bisa Berasal dari Struktur
Pemimpin organisasi sering melihat masalah produktivitas dari gejalanya: output lambat, keputusan tertunda, pekerjaan berulang, atau target tidak tercapai. Padahal, gejala tersebut dapat berkaitan dengan ketidakjelasan role, accountability, authority, dan struktur kerja.
Prinsip Requisite Organization yang digunakan Quintave menunjukkan bahwa accountability yang tidak jelas dapat muncul bersama berbagai gejala organisasi, seperti pengambilan keputusan yang lambat, produktivitas rendah, duplikasi pekerjaan, pekerjaan yang tidak terintegrasi, manajer yang merasa kurang berwenang, serta ketidakjelasan peran. Karena itu, konsultan bisnis yang melakukan diagnosis organisasi perlu melihat lebih dalam daripada sekadar menilai apakah tim sudah bekerja cukup keras.
Micro-management dan centralized bottleneck dapat menjadi salah satu pola yang perlu diperiksa. Micro-management terjadi ketika keputusan atau pekerjaan yang seharusnya dapat ditangani pada level manajer terus ditarik ke level yang lebih tinggi. Sementara itu, centralized bottleneck muncul ketika terlalu banyak keputusan bergantung pada persetujuan satu pihak. Dalam kondisi seperti ini, pekerjaan dapat tertunda bukan karena tim tidak mampu bekerja, tetapi karena batas authority dan jalur pengambilan keputusan belum dirancang atau dijalankan dengan jelas.
Menuntut seorang manajer untuk bertanggung jawab atas hasil tim tanpa memberinya authority yang relevan menciptakan ketidaksesuaian antara accountability dan wewenang. Konsultan bisnis perlu mengidentifikasi ketidaksesuaian seperti ini sebelum menyarankan solusi yang hanya berfokus pada produktivitas individu.
Otoritas sebagai Fondasi Produktivitas
Dalam Requisite Organization, Dr. Elliott Jaques menempatkan managerial accountability dan authority sebagai bagian penting dari sistem organisasi yang efektif. Buku Requisite Organization: A Total System for Effective Managerial Organization and Managerial Leadership for the 21st Century menjelaskan bahwa manajer membutuhkan fundamental accountabilities and authorities agar dapat benar-benar menjalankan peran manajerialnya.
Dalam prinsip tersebut dijelaskan bahwa seorang manajer setidaknya perlu memiliki authority untuk menentukan jenis penugasan dan memberikan tugas khusus kepada bawahan, menilai efektivitas personal, mengajukan pemindahan bawahan dari perannya melalui proses yang semestinya, serta menolak pengangkatan anggota baru yang dinilai tidak mampu memenuhi kebutuhan tim. Pada saat yang sama, manajer juga bertanggung jawab memberikan context setting, resources, feedback, dan coaching kepada timnya.
Artinya, authority bukan sekadar kebebasan untuk mengambil keputusan tanpa batas. Yang dibutuhkan adalah kejelasan mengenai keputusan apa yang memang menjadi kewenangan role tersebut, accountability apa yang harus dipenuhi, dan kapan suatu isu perlu dieskalasi. Dengan batas yang jelas, manajer dapat menjalankan perannya tanpa harus terus-menerus mencari persetujuan untuk setiap tindakan. Sementara itu, organisasi tetap memiliki kontrol dan accountability yang diperlukan.
Karena itu, konsultan bisnis tidak cukup hanya bertanya, “Mengapa tim ini lambat?” Pertanyaan yang lebih mendasar adalah, “Apakah manajer memiliki authority yang diperlukan untuk menghasilkan output yang menjadi tanggung jawabnya?” Kejelasan ini dapat membantu mengurangi unnecessary escalation, memperjelas ownership, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat waktu.
Bagaimana Konsultan Bisnis Membenahi Masalah Otoritas Manajer?
Konsultan bisnis berpengalaman tidak langsung mengubah struktur tanpa memahami bagaimana otoritas pengambilan keputusan didistribusikan di dalam organisasi. Oleh karena itu, langkah pertama yang mereka lakukan dimulai dengan memetakan role, tugas, keputusan, titik persetujuan, serta batas eskalasi yang berlaku dalam praktik. Dengan cara ini, organisasi dapat melihat perbedaan antara struktur yang tertulis di atas kertas dan cara kerja yang benar-benar terjadi sehari-hari.
Selanjutnya, konsultan bisnis dapat menilai apakah pekerjaan ditempatkan pada level yang tepat, apakah authority yang diberikan sesuai dengan accountability role, dan apakah capability pemegang role sesuai dengan kompleksitas pekerjaan. Analisis ini juga membantu menemukan approval bottleneck, overlap, atau gap yang membuat keputusan harus terus naik ke level yang lebih tinggi tanpa kebutuhan yang jelas.
Dalam Requisite Organization, Dr. Elliott Jaques juga menempatkan managerial accountability dan authority sebagai bagian fundamental dari organisasi yang efektif. Seorang manajer tidak hanya bertanggung jawab atas target, tetapi juga membutuhkan authority yang relevan untuk menjalankan perannya. Wewenang ini mencakup pemberian tugas, penilaian efektivitas personal, dan pengambilan tindakan manajerial tertentu dalam batas yang ditetapkan organisasi.
Sebagai konsultan bisnis, Quintave Kinerja Mulia menggunakan pendekatan berbasis data untuk meninjau organisasi secara sistemik. Peninjauan ini mencakup struktur, proses, authority, accountability, managerial practices, dan human capability. Fokusnya bukan sekadar membuat manajer lebih “empowered”, melainkan memastikan bahwa setiap role memiliki accountability yang jelas, authority yang relevan, serta hubungan kerja yang mendukung eksekusi.
Organisasi yang menghadapi keputusan lambat dan approval berlapis sering kali mengalami hambatan dalam operasional. Ketika manajer terus bergantung pada persetujuan atasannya, isu produktivitas mungkin bukan hanya persoalan effort. Quintave Kinerja Mulia, sebagai konsultan bisnis profesional, dapat membantu menguji apakah akar masalahnya terletak pada kejelasan role, accountability, authority, atau struktur kerja sebelum organisasi menentukan intervensi yang tepat.
Referensi
- Jaques, E. (2004). Requisite Organization: A Total System for Effective Managerial Organization and Managerial Leadership for the 21st Century. Cason Hall & Company Publishers.
- Quintave Kinerja Mulia. Organizational Effectiveness & Operational Excellence (OE2) Review.
- Quintave Kinerja Mulia. Requisite Organization Theory – OE Review, Indonesian Rev. 1. Materi berdasarkan prinsip penelitian dan pengembangan Dr. Elliott Jaques.
