Struktur perusahaan yang tidak selaras dengan kebutuhan bisnis dapat menghambat eksekusi tanpa selalu terlihat sebagai masalah struktur. Gejalanya bisa muncul sebagai keputusan lambat, pekerjaan berulang, koordinasi lintas fungsi yang tersendat, atau akuntabilitas yang tidak jelas.
Karena gejala tersebut muncul sehari-hari, masalah pada struktur perusahaan sering dianggap berasal dari komunikasi atau individu. Padahal, organisasi juga perlu memeriksa apakah pekerjaan, kewenangan, akuntabilitas, dan hubungan antarperan sudah dirancang secara tepat.
Mengapa Masalah Struktur Sering Tidak Disadari?
Bagan organisasi formal biasanya memperlihatkan siapa melapor kepada siapa dan bagaimana unit dibagi. Dalam Requisite Organization, Dr. Elliott Jaques membedakan manifest structure, yaitu struktur di atas kertas, extant structure yang benar-benar berjalan, dan requisite structure yang dibutuhkan organisasi. Perbedaan ini dapat membuat masalah pada struktur perusahaan sulit terlihat.
Keputusan lambat, duplikasi pekerjaan, peran yang tidak jelas, atau manajer yang merasa kurang memiliki kewenangan dapat muncul ketika akuntabilitas dan hubungan kerja tidak cukup jelas. Jadi, gejala yang tampak seperti masalah individu belum tentu berasal dari orangnya.
Contohnya, keputusan dapat terus naik ke tingkat yang lebih tinggi ketika kewenangan pengambilan keputusan tidak jelas atau terlalu terpusat. Friksi lintas fungsi juga dapat terjadi ketika suatu peran tidak memahami hak dan kewenangannya dalam bekerja dengan fungsi lain. Artinya, masalah struktur perusahaan perlu diuji sebagai salah satu kemungkinan akar masalah.
Fokus pada indikator kinerja utama (KPI) masing-masing fungsi juga dapat menutupi hambatan antarfungsi, sehingga masalah desain kerja terlihat sebagai masalah kinerja unit.
Cara Mendeteksi Masalah Struktur Perusahaan
Untuk menilai struktur perusahaan, diagnosis perlu melihat bagaimana pekerjaan benar-benar berlangsung, bukan hanya membaca bagan organisasi. Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan:
1. Petakan Alur Kerja dan Keputusan
Lihat bagaimana pekerjaan dan keputusan bergerak dari satu peran ke peran lain. Identifikasi siapa yang bertanggung gugat atas hasil, siapa yang memiliki kewenangan untuk memutuskan, kapan persetujuan diperlukan, dan di mana pekerjaan tertahan. Ini membantu menemukan hambatan yang tidak terlihat dalam struktur formal.
2. Periksa Kejelasan Peran
Periksa apakah akuntabilitas, kewenangan, tugas, dan hubungan kerja setiap peran cukup jelas. Dalam RO, manajer perlu memiliki kewenangan yang relevan untuk menjalankan akuntabilitasnya. Tumpang tindih, celah, atau keputusan yang terus dieskalasikan dapat menjadi sinyal bahwa struktur perusahaan perlu ditinjau.
3. Bandingkan Struktur dengan Strategi
Struktur perusahaan seharusnya mendukung pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengeksekusi strategi. Jika strategi berubah tetapi tingkat pekerjaan, pembagian kewenangan, atau struktur manajemen tetap sama, organisasi perlu menguji apakah desain yang ada masih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
4. Dengarkan Pengalaman Karyawan
Wawancara dengan manajer dan karyawan dari berbagai tingkat membantu melihat extant structure atau cara kerja yang sebenarnya. Tanyakan keputusan apa yang sulit dibuat, koordinasi mana yang sering tertahan, dan pekerjaan apa yang terlalu sering membutuhkan eskalasi.
Bagaimana Konsultan Profesional Mengidentifikasi Masalah Struktur?
Diagnosis struktur perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar melihat bagan organisasi. Konsultan manajemen dapat membantu dengan kerangka sistematis dan data dari wawancara, alur kerja, akuntabilitas, kewenangan, serta Level of Work.
Dalam Requisite Organization, Time-Span of Discretion digunakan untuk mengukur Level of Work atau kompleksitas pekerjaan sebuah peran secara objektif. Namun, Time-Span tidak mengukur kewenangan atau kapabilitas seseorang secara langsung. Untuk menilai struktur perusahaan, hasil tersebut perlu dibaca bersama akuntabilitas, kewenangan pengambilan keputusan, hubungan kerja, jenjang manajerial, dan kapabilitas individu.
Melalui Organizational Effectiveness & Operational Excellence (OE2) Review, Quintave Kinerja Mulia meninjau struktur perusahaan, proses, akuntabilitas, kewenangan, praktik manajerial, dan kapabilitas. Tujuannya adalah membantu eksekutif mengidentifikasi hambatan eksekusi dan memprioritaskan perbaikan.
Referensi:
[1] Jaques, Elliott. Requisite Organization: A Total System for Effective Managerial Organization and Managerial Leadership for the 21st Century. Cason Hall & Co. Publishers.
[2] Quintave Kinerja Mulia. Organizational Effectiveness & Operational Excellence (OE2) Review. https://quintavekinerjamulia.com/solutions/organization-effectiveness-and-excellence-review/
